Fasilitas Kantor, Sejauh Mana Anda Bisa Memanfaatkannya?

Dilarang ini, dilarang itu, mungkin seperti itu kondisi tempat Anda bekerja sekarang. Peraturan kebijakan penggunaan fasilitas kantor, memang terasa membatasi gerak para karyawan. Akan tetapi sebelum Anda menggerutu saat tidak bisa menelpon teman dengan telepon kantor, atau tidak bisa mengupdate status Anda di Facebook, sebenarnya Anda sudah menyadari bahwa segala peraturan tersebut dibuat untuk mengingatkan Anda agar fokus pada pekerjaan. Anda juga sesungguhnya sudah menyadari bahwa penggunaan fasilitas kantor memang dikhususkan hanya untuk hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan.

Banyak karyawan yang sudah menyadari hal tersebut, namun masih banyak juga orang yang mencuri-curi penggunaan fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi. Akhirnya, demi menjaga kedisiplinan karyawan, perusahaan terpaksa mengeluarkan sebuah peraturan yang membatasi fasilitas-fasilitas tertentu. Beberapa pembatasan fasilitas yang lazim adalah :

1. Lift

Biasanya pembatasan penggunaan lift digunakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang hospitality atau retail seperti hotel, mal, atau department store. Karyawan diharuskan menggunakan lift khusus yang berbeda dengan lift untuk tamu atau customer. Tujuannya adalah agar para tamu tetap mendapatkan kenyamanan dan keleluasaan. Selain itu karyawan yang biasanya membawa banyak barang (seperti janitor yang membawa banyak perlengkapan kebersihan atau room service dengan rak dorongnya) bisa saja mengganggu kenyamanan tamu di dalam lift. Mungkin Anda sebagai karyawan merasa terganggu karena harus menggunakan lift yang terkadang terletak ditempat yang tak strategis, namun bagi industri retail atau hospitality, kenyamanan pengunjung, tamu dan customer adalah hal utama yang wajib dijaga.

2. Email

Perusahaan biasanya memberikan email kepada setiap karyawannya dengan domain perusahaan. Tentu saja dengan alasan agar setiap urusan pekerjaan yang harus dikomunikasikan melalui email berdomain perusahaan akan memberikan kesan professional bagi klien atau business partner. Selain itu, penggunaan email kantor juga memudahkan atasan untuk mengontrol dan memonitor bawahannya. Jangan mengira bahwa hanya Anda yang bisa membaca isi email, karena setiap email yang keluar atau masuk akan ‘mampir’ di server untuk menghindari masuknya virus atau spam. Gunakan fasilitas email kantor hanya untuk kepentingan kantor. Menggunakannya untuk kepentingan pribadi yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan hanya akan jadi bumerang untuk Anda nantinya. Jangan juga menyusahkan IT Department dengan mengganti password email Anda, karena berapa kali pun Anda mengganti password, IT akan dengan mudah mengubahnya lagi.

3. Internet.

Sudah sangat lazim bagi beberapa perusahaan untuk memberlakukan kebijakan yang menutup akses Internet karyawan mereka terhadap situs-situs tertentu. Pada umumnya akses yang ditutup adalah adalah situs-situs jejaring sosial, website dalam kategori entertainment, hobby, download dan chat. Produktifitas yang terganggu seringkali jadi alasan perusahaan untuk menutup akses karyawan. Sebuah penelitian di US bahkan menemukan bahwa karyawan bisa menghabiskan waktu rata-rata hingga dua jam hanya untuk mengakses situs-situs pertemanan. Bayangkan kerugian yang ditanggung perusahaan. Bagaimana dengan fasilitas download? Bila pekerjaan membutuhkan sesuatu yang harus diunduh biasanya seorang administrator atau bagian IT akan melakukannya untuk Anda. Fasilitas unduh dibatasi karena ancaman virus yang tanpa disadari bisa saja menginfeksi komputer karyawan tanpa sengaja. Seluruh komputer di kantor yang terhubung melalui network bisa saja terinfeksi virus yang bisa merugikan perusahaan.

4. Perangkat komputer.

Walaupun perawatan komputer kantor merupakan tanggung jawab Departemen TI, untuk kelancaran kerja Anda sendiri, rawatlah dengan sebaik-baiknya semampu yang Anda bisa. Kelompokkan file Anda berdasarkan jenis tugas agar pencariannya lebih mudah. Hapus file-file lama yang tidak dibutuhkan lagi. Jika file bisa disimpan di server dan bisa diakses orang lain, jangan biasakan untuk mengacak-acak file orang lain. Jaga kebersihan mouse dan keyboard. Bersihkan monitor secara berkala, jangan biarkan debu menempel terlalu tebal hingga nantinya sulit dibersihkan.

5. Telepon kantor

Telepon adalah salah satu fasilitas kantor yang paling sering disalahgunakan. Menelepon saudara atau teman dalam waktu lama tentunya akan merugikan perusahaan. Perusahaan meletakkan telepon kantor di meja masing-masing untuk kepentingan pekerjaan bukan untuk ‘ngobrol’ hal yang tidak berhubungan dengan kantor. Biasanya perusahaan akan memberikan password yang berbeda tiap karyawan atau dengan cara pembatasan waktu telepon. Jika Anda mendapat handphone yang merupakan inventaris kantor jagalah selayaknya benda pinjaman. Tidak menutup kemungkinan di masa yang akan datang HP tersebut akan diminta kembali. Sama halnya dengan jatah pulsa, gunakanlah dengan bijak sesuai dengan fungsi dan kebutuhan.

6. Kertas, printer, dan stationery kantor lainnya.

Walaupun selembar kertas kelihatannya tidak berharga, namun tetap saja kertas tersebut adalah milik kantor yang digunakan hanya untuk kepentingan pekerjaan. Cetaklah dokumen yang memang tidak bisa direview secara digital. Sebisa mungkin gunakan e file agar pemakaian kertas bisa ditekan.

Pembatasan seperti itu adalah sangat wajar, karena fasilitas diberikan untuk kemudahan pekerjaan bukan untuk kepentingan pribadi. Jika Anda memang membutuhkan salah satu fasilitas ‘terlarang tersebut’ seperti akses ke situs pertemanan atau jatah kertas yang lebih banyak, sampaikanlah dengan resmi dan bijak kepada manajemen, dengan menyertakan bukti dan alasan yang tepat. Jika Anda telah diberi keleluasaan menggunakan berbagai fasilitas kantor manfaatlah dengan bijak dan sebaik-baiknya sehingga tidak ‘mencoreng’ appraisal Anda nantinya.

Read more