Artikel Dunia Kerja: Boss, Apakah Rapat Yang Anda Pimpin Sudah Efektif?

Boss, Anda pasti sudah pernah memimpin rapat, salah satu aktifitas penting yang umum dilakukan dalam sebuah korporasi atau organisasi. Pertemuan yang diadakan secara rutin maupun insidental adalah kesempatan bagi Anda sebagai pemimpin untuk mengkomunikasikan segala perkembangan terbaru dalam perusahaan, memantau perkembangan terakhir dalam kinerja tim Anda dan membahas serta mendiskusikan solusi masalah yang timbul dalam sebuah tim. Secara teori, meeting juga bisa jadi tempat yang melahirkan ide-ide kreatif, sarana untuk menyelesaikan konflik yang tidak bisa dirundingkan melalui email, telepon atau memo, serta efektif untuk menyampaikan sebuah maksud karena arti dan perasaan 55% ditunjukkan dengan ekspresi wajah dan sinyal non-verbal (Penelitian Dr. Albert Mehrabian).

Namun keuntungan dan hal positif tersebut hanya bisa diperoleh jika Anda merencanakan, memimpin dan meninjaklanjuti hasil meeting dengan efektif. Rapat yang tidak dapat memutuskan atau menghasilkan apapun dan berjalan tidak ada ‘juntrungannya’ adalah aktifitas yang membuang-buang waktu dan tidak akan memotivasi anggota tim Anda.

Ada tips yang bisa membantu Anda untuk memimpin dan menindaklanjuti rapat dengan efektif agar maksud dan tujuannya bisa tercapai :

1. Undang karyawan yang benar-benar berkepentingan. Pastikan setiap peserta adalah karyawan yang pekerjaannya memiliki kaitan dengan tujuan dan agenda meeting.

2. Informasikan agenda meeting. Saat mengundang anggota tim, sampaikan dengan jelas agenda rapat tersebut agar mereka bisa mempersiapkan diri sebaik-baiknya. Dengan demikian peserta sudah siap dengan materi rapat sehingga waktu yang dihabiskan untuk rapat bisa lebih efektif.

3. Tuliskan di whiteboard atau bacakan agenda pertemuan. Dituliskan memang akan lebih baik karena ada ‘penanda’ yang bisa dilihat semua orang yang mengingatkan Anda dan peserta saat rapat mulai keluar dari rencana awal. Hal ini untuk mengarahkan para peserta dan Anda agar tetap pada ‘jalur’ pembahasan yang benar sepanjang rapat.

4. Buka meeting dengan mengevaluasi goal, pencapaian dan aktivitas yang telah dilakukan selama ini. Hal ini akan mengingatkan kembali setiap anggota tim Anda tentang pencapaian dan ‘janji’ target mereka yang belum dicapai. Puji dan ingatkan mereka yang sudah mencapai target agar mempertahankan kinerja mereka. Secara singkat ingatkan karyawan yang ketinggalan deadline atau target agar lebih memacu kinerja mereka. Jika perlu jadwalkan langsung pertemuan untuk mendiskusikan masalah dan solusinya deadline tersebut.

5. Try to keep it short. Meeting tidak akan jadi efektif bila berlangsung terlalu lama. Karena itulah pentingnya untuk tetap menjaga agar diskusi tetap pada agendanya. Anda tidak harus selalu serius dan memasang wajah ‘tegang’, tapi saat Anda melemparkan candaan, pastikan hal ini tidak berlarut-larut.

6. Libatkan semua orang. Jangan biarkan salah satu dari peserta pertemuan yang Anda pimpin tertidur saking bosannya atau menunggu giliran presentasi sampai terkantuk-kantuk. Encourage diskusi yang hidup dan biarkan setiap peserta mengemukakan pendapatnya tentang informasi, ide atau tanggapan peserta rapat lainnya. Biarkan perbedaan pendapat hadir dalam meeting.

7. Catat setiap ide atau masukan dari setiap peserta rapat di whiteboard. Hal ini akan memberikan kesan bahwa sebagai pimpinan rapat Anda menghargai setiap pendapat para karyawan Anda. Melihat pendapat mereka ditulis di papan dan dilihat orang lain juga akan mendorong peserta lain untuk turut sumbang ide atau saran. Hal ini sangat diharapkan terlebih jika rapat yang Anda pimpin adalah brainstorming yang diharapkan bisa melahirkan ide-ide segar.

8. Jangan lupa siapkan notulensi. Setiap pertemuan di kantor harus dibuatkan notulensi atau minute meeting. Selain berfungsi sebagai dokumentasi, notulensi adalah bukti untuk menindaklanjuti hasil keputusan rapat tersebut di masa yang akan datang. Jaga agar bentuknya singkat dan berorientasi pada hasil yang disepakati oleh peserta rapat, bukan percakapan setiap orang di meeting tersebut.

Remember!
Ruang rapat seringkali menjadi arena Anda melatih kepemimpinan Anda, so setialah.

Another article

Love....

I will remember you as you are

See you for what you will be

Know you for what you want to be

Judge you for how you were with me

Know you from the place we met

Dislike some of the things you've said

I will remember you as my friend

I now know this is the end

Even though nothing lasts forever

I wish, as friends, we could remain together

One day we may need each other

You're still the Best Friend

I've had the pleasure of knowing

Now, the both of us need a while

For personal growing

We each just need some time apart

Enough time to make a brand new start

I will never forget what we once shared together

My Memories of You

Will always remain

Forever

Present in my heart

Another article

9 words women use

Nine words women use...

1.) Fine : This is the word women use to end an argument when they are
Right and you need to shut up.

2.) Five Minutes : If she is getting dressed, this means a half an hour.
Five minutes is only five minutes if you have just been given five more
Minutes to watch the game before helping around the house.

3.) Nothing : This is the calm before the storm. This means something,
And you should be on your toes. Arguments that begin with nothing
Usually end in fine.

4.) Go Ahead : This is a dare, not permission. Don't Do It!

5.) Loud Sigh : This is actually a word, but is a non-verbal statement
often misunderstood by men. A loud sigh means she thinks you are an
idiot and wonders why she is wasting her time standing here and arguing
with you about nothing. (Refer back to #3 for the meaning of nothing.)

6.) That's Okay : This is one of the most dangerous statements a women
can make to a man. That's okay means she wants to think long and hard
before deciding how and when you will pay for your mistake.

7.) Thanks : A woman is thanking you, do not question, or Faint. Just say
you're welcome.

8.) Whatever : Is a women's way of saying F@!K YOU!

9.) Don't worry about it, I got it: Another dangerous statement, meaning
this is something that a woman has told a man to do several times, but
is now doing it herself. This will later result in a man asking 'What's
wrong?' For the woman's response refer to #3.

Send this to the men you know, to warn them about arguments they can
avoid if they remember the terminology.

Another article

Artikel Dunia Kerja: Mencintai Tangan Ibu

Suatu hari, seorang anak remaja, secara tidak sengaja, mendapati bahwa kedua tangan ibunya ternyata jelek sekali karena bekas luka bakar. Selama ini sang ibu berhasil menyembunyikannya dengan selalu memakai baju berlengan panjang. Si remaja kaget, terkejut, dan menunjukkan mimik tak suka setengah merasa jijik.

Ibu yang melihat reaksi anaknya demikian berkata dengan lembut, “Nak, ke sini deh sebentar. Ibu mau cerita tentang tangan ini.”

Perlahan si anak mendekati ibunya.

“Kamu mau tahu kenapa tangan Ibu jelek seperti ini?” tanyanya.

Si anak menggeleng perlahan.

“Ceritanya begini. Dulu, ketika kamu masih bayi, kita adalah keluarga baru yang merantau ke Jakarta ini. Ayahmu hanya mampu mengontrak rumah sederhana di pemukiman padat. Setiap hari ayahmu membanting tulang mencukupi kebutuhan kita, sedangkan Ibu selain membesarkan kamu juga harus bekerja sebagai buruh cuci.”

“Suatu hari, ketika Ibu sedang bekerja, terdengar teriakan, ‘kebakaran ... kebakaran ... kebakaran’. Dengan panik, Ibu meninggalkan cucian, berlari menuju tempat kebakaran. Sesampai di sana badan Ibu langsung lemas, karena ternyata rumah kita sedang diamuk api.”

“Tahukah di mana kamu waktu itu? Di kamar tertidur pulas. Dengan histeris Ibu menerobos masuk untuk menyelamatkan kamu, tetapi dihalangi oleh masyarakat. Tentu tidak mungkin Ibu membiarkan kamu dilalap api. Dengan sekuat tenaga dibantu badan yang licin karena dipenuhi sabun, Ibu pun terlepas.”

“Ibu menerobos masuk, menerjang pintu kamar, dan menemukan kamu sudah dikelilingi api. Syukur kamu belum apa-apa. Dengan segera Ibu membungkus kamu dengan sarung basah. Tinggal, bagaimana caranya keluar? Asap hitam di mana-mana dan Ibu kehilangan arah. Namun Ibu nekat menerobos dan berhasil menemukan pintu keluar.”

“Sayang, karena panik, Ibu tidak memperhatikan sekeliling. Sebatang kayu yang sedang terbakar jatuh dan menimpa tangan Ibu. Kamu terlepas dan diselamatkan warga. Tapi seperti nilah jadinya tangan Ibumu.”

Mendengar kisah dramatis itu, si remaja diam terpaku, terpesona. Perasaan haru muncul di hatinya hingga tidak sadar air mata pun meleleh di pipinya. Perlahan dia pun mendekatkan dirinya ke tangan itu, memeluk, dan menciuminya dengan lembut seraya berkata, “Tangan Ibu hebat dan kuat. Aku bangga, Ibu begitu mengasihiku, rela mengorbankan segalanya untuk menyelamatkan aku. Sungguh, aku sayang tangan Ibu.”

* * * *

Sesuatu itu baik atau buruk tergantung bagaimana kita melihatnya. Tangan Ibu tampak buruk tanpa kisah dibaliknya. Namun ketika kisah tangan itu diceriterakan, maka seketika terjadi perubahan pandangan: dari tangan buruk menjadi tangan indah.

Etos 5 yang berbunyi kerja adalah ibadah, aku bekerja serius penuh kecintaan, menuntut kita menggeser cara pandang pada pekerjaan. Ketika kita mampu bekerja dengan niat untuk dibaktikan kepada Tuhan, dalam sekejap wajah pekerjaan pun menjadi indah.

Wajah kerja sering kali terasa buruk. Bisa karena upahnya kecil, jauh jaraknya dari rumah, suasana terasa monoton, upahnya tidak setinggi harapan, teman sekantor tidak bersahabat, dan banyak alasan lainnya. Namun jika kita mengerti bahwa pekerjaan adalah cara Tuhan memberkati kita, maka timbullah kesadaran baru bahwa pekerjaan itu sangat berharga, bahkan mulia.

Renungkanlah makna baru pekerjaan anda. Dengan pekerjaan itu, melalui pekerjan itu, anda pernah, sedang, dan akan diberkati Tuhan. Dengan cara demikian, seperti diktum etos ini, kerja adalah ibadah, maka kita akan mampu bekerja serius penuh kecintaan dan penuh sukacita.

Makna lain kisah tangan Ibu, pasti bisa Anda petik.

Artikel lainnya

Share

Artikel Dunia Kerja: Menghadapi Rekan kerja yang Menyebalkan

Lingkungan kerja seringkali bisa diibaratkan sebagai sebuah tempat pertemuan orang-orang dengan berbagai karakter dan latar belakang yang berbeda. Setiap karyawan diharuskan untuk bertanggung jawab atas pekerjaan yang dipercayakan kepada mereka dan bisa bekerja sama dengan rekan kerja lain. Terlebih lagi bila berada dalam satu tim. Kerjasama adalah hal yang paling dibutuhkan.

Dalam menjalin kerjasama dengan anggota tim lainnya, terkadang ada satu orang yang sering jadi sumber masalah bagi Anda atau anggota tim lainnya. Karyawan yang satu ini sering berkata dan bersikap kasar, pemarah dan senang berteriak. Hal ini tentu saja menyulitkan karyawan lain yang sering bersinggungan dengannya terutama soal pekerjaan. Bagaimana tidak, belum apa-apa mulutnya sudah berkomentar pedas dan menyinggung perasaan. Bila Anda memiliki rekan kerja seperti ini, apa yang harus Anda lakukan?

1. Ingatlah bahwa seringkali hal yang mendasari perilaku karyawan yang hostile justru bukan disebabkan oleh Anda. Beban yang ditimbulkan oleh masalah luar kantor seperti masalah pribadi atau keluarga secara tak sadar terbawa ke dalam suasana kerja. Jadi, jika Anda merasa sudah melakukan hal terbaik untuk menghadapi orang tersebut dan selalu mengerjakan bagian pekerjaan Anda dengan baik sementara hostility masih saja terpancar dari tindak tanduknya, maka ingatlah bahwa kemungkinan besar orang tersebut memiliki masalah lain, bukan dengan Anda. Do not take it personally.


2. Sebelum menghadapi karyawan ini, siapkan diri Anda dengan argumen yang jelas. Buat skenario di kepala Anda untuk menghadapi segala alasan yang mungkin akan disampaikan. Ingatlah untuk tidak menunjukkan arogansi atau bahkan rasa takut, namun sampaikan setiap argumentasi Anda dengan percaya diri.


3. Terbuka dengan diskusi. Walaupun rekan kerja tersebut menunjukkan sikap defensif atau tidak menyenangkan, namun jangan sia-siakan kesempatan jika ia ingin berdiskusi dengan Anda. Atau ajak dia untuk berdiskusi tentang penyelesaian yang memberikan solusi bagi kedua belah pihak. Namun jangan lupa untuk tetap berpegang pada prinsip yang Anda pegang.


4. Jangan menuang bensin ke kobaran api. Jangan menyulut emosi karyawan tersebut dengan membalas tindakan atau perkataan kasarnya dengan hal yang sama. Selain justru membuat munculnya konflik, hal tersebut malah akan membuat karyawan ini merasa lebih powerful dari Anda karena bisa membuat Anda marah.


5. Balas dengan ‘kebaikan’. Jawab perkataan kasarnya dengan ramah, senyum walaupun karyawan ini ‘melengos’. Tidak ada perlawanan dari Anda atau tanggapan yang datar dan super ramah saja justru membuat karyawan tersebut merasa bosan hingga pada akhirnya menyerah untuk kemudian melakukan hal yang Anda inginkan. Mungkin terasa berat pada awalnya karena Anda tentunya didorong keinginan untuk ‘menjudesi’ orang tersebut, namun percayalah perlakuan baik dan manis dari Anda akan menghentikan bullying dia.
6. Tawarkan dan beri bantuan. Bisa saja hardikan dan sikapnya yang tidak bersahabat selama ini dikarenakan pekerjaannya yang over load dan tidak bisa dibagi dengan orang lain. Jika Anda merasa kompeten dan punya waktu untuk membantunya, tawarkan uluran tangan Anda. Ini adalah cara mujarab untuk membuatnya merasa dekat dengan Anda.


7. Minta bantuan pihak ketiga. Sebaik apapun Anda, dan sekeras apapun usaha yang telah Anda lakukan, terkadang masih belum cukup untuk menghentikan bullying dari karyawan menyebalkan tersebut. Mintalah bantuan pihak ketiga untuk mengatasi hal ini atau mendiskusikan hal lain yang sebaiknya Anda lakukan. Orang yang paling cocok sebenarnya adalah manager Anda. Dia memiliki tanggung jawab untuk meminimalisir bahkan menghilangkan segala bentuk interupsi yang mengganggu kinerja Anda.

Jika semua hal tersebut Anda lakukan dengan maksimal, namun hasilnya masih jauh dari harapan, bahkan mengganggu kinerja dan produktifitas kerja Anda, maka yang bisa dilakukan selanjutnya adalah mulai merencanakan untuk pindah kerja. Bekerja dengan orang yang tidak bisa bekerja sama hanya akan membuat lingkungan kerja terasa tidak nyaman. Kalau sudah begitu, produktifitas dan prestasi kerjalah yang jadi taruhannya.

Read more