Thursday, January 28, 2010

10 Hal yang harus dihindari saat meeting

Siapa yang tidak merasa jengkel saat si mulut besar melontarkan pembicaraan yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan topik yang sedang dibahas? Siapa yang tidak merasa kasihan pada rekan yang menjadi target olok-olokan di kantor? Atau merasa aneh saat melihat kemampuan teman anda dalam hal mengungkapkan ssesuatu seperti mengagumi sesuatu hal yang sebenarnya tidak ada artinya?

Namun tak peduli bagaimana hal seperti itu menguasai pikiran anda,jangan pernah sekali pun menganggap bahwa rapat bukanlah sesuatu hal yang penting.Faktanya adalah rapat dapat membuat atau menghancurkan karir anda. Berikut adalah 10 hal yang perlu dihindari saat rapat:

1. Datang terlambat. Jangan mengatakan "saya tidak akan membuat kacau" seperti berjalan ke sebuah pertemuan yang sedang berlangsung. Tiba beberapa menit lebih awal tidak hanya menunjukkan anda sangat menghargai waktu, tetapi juga menjamin anda mendapat tempat duduk yang baik juga.

2. Tidak punya persiapan. Jika anda sebelumnya telah diberikan agenda atau bahan rapat, sebaiknya anda membacanya.Buatlah beberapa pertanyaan atau kontribusi apa yang bisa anda berikan sebagai bahan rapat untuk didiskusikan.

3. Memonopoli Pembicaraan. Saat rapat dimulai, alangkah baiknya jika memberikan kepada karyawan senior dahulu untuk memberikan pendapatnya. Saat mereka berbicara tentang sedikitlah, maka kembangkanlah hal tersebut menjadi sesuatu yang padat. Jangan hanya bergumam atau bahkan tidak bicara sama sekali jika anda memiliki sesuatu yang berguna untuk dibicarakan.

4. Membuat pernyataan seperti pertanyaan. Ungkapan pernyataan seperti pertanyaan akan mengundang orang lain untuk berkata tidak, berdebat, atau mengambil ide-ide anda. Tentunya hal ini akan sangat merugikan anda.

5. Salah membaca sinyal. Cobalah untuk mengukur kebutuhan atau suasana hati orang-orang yang ada dalam ruangan. Mendengarkan dengan seksama apa yang dikatakan mereka untuk mengetahui kemungkinan mereka akan menerima ide-ide anda.

6. Terintimidasi. Sayangnya beberapa rekan anda menganggap sebuah rapat adalah arena pertarungan lisan dan mereka sendiri berperan sebagai gladiator. Jika anda menjadi korban intimidasi, hadapilah dengan tenang. Jika anda memerlukan waktu untuk berpikir, lakukanlah dengan sebuah pertanyaan yang membuat penyerang anda bertanggung jawab. Sebagai contoh, "Andrew, sejak kapan anda mulai berpikir saya tidak peduli dengan hasil penjualan kami?"

7. Mengunyah permen karet. Hal ini sepenuhnya tidak sopan dan tidak profesional. tidak ada yang perlu kita jelaskan lagi.

8. Membiarkan handphone menyala. Anda menonaktifkannya saat di restoran atau di bioskop, maka non aktifkanlah saat sedang rapat. dering handphone sangat mengganggu seluruh peserta rapat. Dan jangan pernah menerima telepon saat rapat berlangsung.

9. Keluar dari topik. Jangan membuat agenda sendiri. Tetap fokus pada apa yang ingin dicapai. Jika anda harus keluar dari topik, bicarakan dahulu dengan yang lain sedini mungkin. Cara terbaik untuk menangani hal-hal yang tidak berkaitan dengan topik adalah dengan mencatat semuanya dan kembali ke topik pada saat yang tepat.

10. Melewatkannya. Anda mungkin mendapatkan lebih banyak yang dapat anda lakukan jika anda tidak ikut suatu rapat dan melakukan pekerjaan anda sebenarnya. Tetapi jika pertemuan itu dihadiri oleh seseorang yang memiliki jabatan dalam organisasi, anda akan kehilangan kesempatan untuk membuat diri anda dikenal. Ingat, rapat bukanlah tentang produktifitas tetapi juga tentang memproyeksikan citra positif dan membangun hubungan profesional.

No comments:

Post a Comment