Boss, Anda pasti sudah pernah memimpin rapat, salah satu aktifitas penting yang umum dilakukan dalam sebuah korporasi atau organisasi. Pertemuan yang diadakan secara rutin maupun insidental adalah kesempatan bagi Anda sebagai pemimpin untuk mengkomunikasikan segala perkembangan terbaru dalam perusahaan, memantau perkembangan terakhir dalam kinerja tim Anda dan membahas serta mendiskusikan solusi masalah yang timbul dalam sebuah tim. Secara teori, meeting juga bisa jadi tempat yang melahirkan ide-ide kreatif, sarana untuk menyelesaikan konflik yang tidak bisa dirundingkan melalui email, telepon atau memo, serta efektif untuk menyampaikan sebuah maksud karena arti dan perasaan 55% ditunjukkan dengan ekspresi wajah dan sinyal non-verbal (Penelitian Dr. Albert Mehrabian).
Namun keuntungan dan hal positif tersebut hanya bisa diperoleh jika Anda merencanakan, memimpin dan meninjaklanjuti hasil meeting dengan efektif. Rapat yang tidak dapat memutuskan atau menghasilkan apapun dan berjalan tidak ada ‘juntrungannya’ adalah aktifitas yang membuang-buang waktu dan tidak akan memotivasi anggota tim Anda.
Ada tips yang bisa membantu Anda untuk memimpin dan menindaklanjuti rapat dengan efektif agar maksud dan tujuannya bisa tercapai :
1. Undang karyawan yang benar-benar berkepentingan. Pastikan setiap peserta adalah karyawan yang pekerjaannya memiliki kaitan dengan tujuan dan agenda meeting.
2. Informasikan agenda meeting. Saat mengundang anggota tim, sampaikan dengan jelas agenda rapat tersebut agar mereka bisa mempersiapkan diri sebaik-baiknya. Dengan demikian peserta sudah siap dengan materi rapat sehingga waktu yang dihabiskan untuk rapat bisa lebih efektif.
3. Tuliskan di whiteboard atau bacakan agenda pertemuan. Dituliskan memang akan lebih baik karena ada ‘penanda’ yang bisa dilihat semua orang yang mengingatkan Anda dan peserta saat rapat mulai keluar dari rencana awal. Hal ini untuk mengarahkan para peserta dan Anda agar tetap pada ‘jalur’ pembahasan yang benar sepanjang rapat.
4. Buka meeting dengan mengevaluasi goal, pencapaian dan aktivitas yang telah dilakukan selama ini. Hal ini akan mengingatkan kembali setiap anggota tim Anda tentang pencapaian dan ‘janji’ target mereka yang belum dicapai. Puji dan ingatkan mereka yang sudah mencapai target agar mempertahankan kinerja mereka. Secara singkat ingatkan karyawan yang ketinggalan deadline atau target agar lebih memacu kinerja mereka. Jika perlu jadwalkan langsung pertemuan untuk mendiskusikan masalah dan solusinya deadline tersebut.
5. Try to keep it short. Meeting tidak akan jadi efektif bila berlangsung terlalu lama. Karena itulah pentingnya untuk tetap menjaga agar diskusi tetap pada agendanya. Anda tidak harus selalu serius dan memasang wajah ‘tegang’, tapi saat Anda melemparkan candaan, pastikan hal ini tidak berlarut-larut.
6. Libatkan semua orang. Jangan biarkan salah satu dari peserta pertemuan yang Anda pimpin tertidur saking bosannya atau menunggu giliran presentasi sampai terkantuk-kantuk. Encourage diskusi yang hidup dan biarkan setiap peserta mengemukakan pendapatnya tentang informasi, ide atau tanggapan peserta rapat lainnya. Biarkan perbedaan pendapat hadir dalam meeting.
7. Catat setiap ide atau masukan dari setiap peserta rapat di whiteboard. Hal ini akan memberikan kesan bahwa sebagai pimpinan rapat Anda menghargai setiap pendapat para karyawan Anda. Melihat pendapat mereka ditulis di papan dan dilihat orang lain juga akan mendorong peserta lain untuk turut sumbang ide atau saran. Hal ini sangat diharapkan terlebih jika rapat yang Anda pimpin adalah brainstorming yang diharapkan bisa melahirkan ide-ide segar.
8. Jangan lupa siapkan notulensi. Setiap pertemuan di kantor harus dibuatkan notulensi atau minute meeting. Selain berfungsi sebagai dokumentasi, notulensi adalah bukti untuk menindaklanjuti hasil keputusan rapat tersebut di masa yang akan datang. Jaga agar bentuknya singkat dan berorientasi pada hasil yang disepakati oleh peserta rapat, bukan percakapan setiap orang di meeting tersebut.
Remember!
Ruang rapat seringkali menjadi arena Anda melatih kepemimpinan Anda, so setialah.
Another article
No comments:
Post a Comment