Etika Menggunakan Instant Messaging (IM) di Kantor

Instant Messaging atau yang sering disingkat jadi IM sudah jadi salah satu alat komunikasi yang lazim dipakai untuk kepentingan pribadi maupun kebutuhan korporasi. Siapa yang sekarang tidak punya Yahoo id atau MSN? Kedua IM ini adalah jenis yang cukup populer digunakan baik untuk sekedar chatting dengan teman atau komunikasi soal pekerjaan.

Karena alasan kepraktisan dan kemudahannya, tak jarang manajemen perusahaan justru mengarahkan karyawannya untuk menggunakan YM, MSN ataupun aplikasi / software messaging lainnya sebagai alat komunikasi di kantor dibandingkan dengan menggunakan telepon. Dengan kata lain, komunikasi antar karyawan bisa dikelola dengan relatif lebih mudah dengan bantuan IM.

Jika sebelumnya ada anggapan umum yang melihat bahwa IM adalah salah satu bentuk interupsi dalam pekerjaan yang akan mengalihkan konsentrasi karyawan, sebuah penelitian yang dilakukan Professors R. Kelly Garrett (School of Communication Ohio State University ) dan James N. Danziger (School of Social Sciences University of California, Irvine) justru menyebutkan bahwa komunikasi justru akan semakin efisien dengan bantuan IM. Setiap percakapan seputar pekerjaan dilakukan lebih singkat sehingga karyawan terhindar dari obrolan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.

Jika Anda adalah salah satu pengguna aktif IM di tempat kerja, ada beberapa rambu-rambu yang harus dipatuhi agar media komunikasi baru ini tetap menjaga courtesy atau etika sopan santun.

1. Gunakan IM yang diijinkan oleh kantor atau manajemen.

Seringkali perusahaan memiliki peraturan bagi karyawannya dalam pemilihan IM yang bisa digunakan, entah web based maupun portable IM. Pakai perangkat yang disetujui oleh manajemen kantor Anda.

2. Jangan nyelonong aja.

Jika Anda ingin menanyakan sesuatu hal lewat IM kepada rekan kerja Anda, seperti soal laporan keuangan atau lainnya, sebelum masuk ke masalah, selalu tanyakan apakah yang bersangkutan punya waktu atau bisa diajak ngobrol.

3. Jaga agar isi IM Anda singkat dan disampaikan dengan jelas.

Media ini dinamakan ‘instant messaging’ agar penggunanya bisa menyampaikan tujuannya dengan instant, brief dan jelas. Hindari basa-basi yang terlalu lama, langsung ke pokok persoalan agar tujuan dari komunikasi Anda bisa tercapai dengan cepat.

4. Gunakan bahasa yang benar.

Walaupun Anda sudah terbiasa dengan bahasa ‘gaul’ yang umumnya diketahui orang, untuk urusan kantor, keep it professional. Gunakan Bahasa Indonesia dan tanda baca yang benar dan hindari singkatan atau istilah yang membingungkan. Ini untuk menghindari timbulnya kesalahpahaman. Pembicaraan akan berlangsung terlalu lama namun tidak menyentuh masalah yang sesungguhnya.

5. Jika percakapan IM Anda terlalu panjang, bertemulah langsung face to face.

Hal ini untuk menjaga efisiensi komunikasi dan menjaga agar tidak ada kesalahpahaman. Gunakan IM untuk menanyakan sesuatu dengan cepat seperti update pekerjaan, kemungkinan untuk rapat atau hal-hal yang bisa direspon dengan relatif cepat.

6. Perhatikan status IM Anda.

Put in your mind bahwa rekan kerja bahkan boss bisa membaca status yang Anda buat. Pasang status ‘aman’ seperti "busy" atau "away" jika Anda sedang tidak ingin diganggu.

Artikel lainnya

Apa Yang Harus Dilakukan Jika di Kantor Ada Pencuri?

Tidak jarang tindak pencurian terjadi di lingkungan kerja. Entah sekedar mengambil post it note, stationery kantor atau kasus yang lebih berat seperti database klien kantor atau bahkan uang cash. Hal ini harus mendapat perhatian dan pengawasan dari manajemen, termasuk Anda sebagai pemimpin yang wajib menjaga lingkungan kerja agar tetap kondusif demi produktifitas mereka. Siapapun, tidak akan merasa nyaman bekerja di kantor yang tidak ‘aman’ dan pernah atau sering terjadi kasus pencurian, terlebih lagi jika kasus tersebut tak terpecahkan.

Pencurian bisa terjadi di lingkungan kantor manapun dan di industri apapun. Sang pelaku kriminal bisa muncul di mana saja dan seringkali tidak terdeteksi keberadaannya. Dengan keadaan kantor yang seringkali tertutup pelaku pencurian justru orang yang sudah dikenal dan mengetahui seluk beluk kantor. Apa yang harus Anda lakukan agar Anda lebih siap menghadapi dan mencega kemungkinan terjadinya pencurian di kantor Anda?

Be informed tentang gedung dan kantor Anda.

Langkah pertama yang harus Anda lakukan untuk menciptakan rasa aman adalah dengan memperhatikan dan memahami sistem keamanan kantor atau gedung. Pastikan Anda mengetahui siapa yang bertugas mengunci dan membuka kantor setiap harinya dan sistem keamanan yang diterapkan di gedung atau kantor Anda. Bila kunci kantor, kode kombinasi atau kunci ruangan apapun dimiliki oleh beberapa orang yang berbeda, pastikan Anda memiliki informasi siapa saja karyawan yang bertanggung jawab atas setiap kunci.

Pengawasan lebih ketat untuk lingkungan tertentu.

Ditempat yang dirasakan memiliki kemungkinan besar atau daya tarik besar untuk didatangi si tangan panjang, seperti bagian finance, akunting atau gudang perlengkapan kantor yang berharga, pasanglah kamera CCTV atau kamera pengintai. Keberadaan kamera selain bisa memberikan bukti jika terjadi pencurian juga akan memberikan ancaman psikologis bagi mereka yang berniat tidak baik.

Terapkan konsekuensi.

Saat Anda mengetahui bahwa pencurian dilakukan oleh pegawai Anda, tentunya dengan bukti-bukti yang bisa dipertanggungjawabkan, segera bawa yang bersangkutan keruangan Anda jauh dari karyawan lain. Saat Anda mengkonfrontir si pelaku, tugaskan seseorang untuk menelepon polisi agar Anda bisa membuat pengaduan. Jangan hanya sekedar mem-PHK karyawan tersebut pada saat itu juga namun libatkan kepolisian. Kepolisian akan lebih mengetahui tindakan apa yang sebaiknya dilakukan agar pelaku mendapatkan efek jera, karena umumnya pencurian adalah perbuatan yang berulang. Tentunya Anda tidak ingin membiarkan pencuri lepas begitu saja sehingga dia bisa mengulangi perbuatannya di perusahaan lain.

Pencurian data base atau data penting perusahaan

Walaupun perkembangan teknologi informatika berkembang sangat cepat, pencurian data masih saja sering terjadi. Hal ini disebabkan banyak komputer perusahaan yang lalai tidak diupgrade sehingga bisa dengan gampang bisa ‘dibobol’ untuk mendapatkan informasi dan uang. Cara yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengupdate sistem komputer dan programnya. Jangan segan untuk mempekerjakan professional untuk melakukan hal ini walaupun Anda harus mengeluarkan uang yang cukup banyak. Anggaplah ini sebagai investasi yang akan Anda peroleh hasilnya nanti. Pastikan tiap karyawan memiliki akses ke data yang sesuai dengan tanggung jawabnya dan assign masing-masing dari mereka dengan user name dan password sendiri-sendiri.

Remember!
Bersikap tegas kadangkala merupakan bukti bahwa Anda mengasihi orang-orang yang kurang disiplin.

Artikel lainnya

Dicari: Orang yang Kreatif

Sebuah perusahaan di Amerika menyeleksi calon karyawannya dengan cara yang unik, yaitu dengan mengajukan sebuah pertanyaan yang membutuhkan kreativitas dalam menjawabnya. Bila jawabannya dianggap benar, ia akan langsung diterima di perusahaan tersebut.

Situasinya adalah seperti ini: Anda sedang mengendarai mobil yang hanya cukup untuk dua orang penumpang saja di tengah badai yang hebat. Mobil Anda lalu melewati halte tua dan di sana Anda melihat tiga orang tengah menunggu pertolongan. Orang pertama adalah seorang nenek yang nampak sudah sekarat karena kedinginan, orang kedua adalah seorang pria yang pernah menyelamatkan hidup Anda, dan yang ketiga adalah pujaan hati yang sudah lama Anda incar.

Pertanyaannya adalah karena mobil Anda hanya muat untuk satu orang saja karena yang satu sudah Anda duduki, manakah dari ketiga orang itu yang akan Anda tolong?

Sebelum Anda tahu jawaban mana yang paling benar, Anda tentunya sudah meraba bahwa kreatifitas dalam berpikir sangat dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan tadi.

Saat ini orang-orang kreatif sangat dibutuhkan di banyak perusahaan, tidak hanya sebatas di bidang periklanan atau industri film. Karena orang-orang yang pandai berkreasi dalam setiap situasi, adalah orang yang luwes dan termasuk dalam katagori orang yang memiliki Kecerdasan Emosi. Bukankah mereka yang berhasil dalam karir dan bisnis kebanyakan adalah yang memilki kecerdasan emosi ?

Kreativitas tidak berhubungan langsung dengan bakat. Kreativitas ditentukan oleh seberapa banyak pengetahuan yang tersimpan di "perpustakaan" memori Anda. Semakin sering dan banyak Anda membaca buku, semakin banyak pulalah inspirasi kreativitas tersimpan di hard disc otak Anda yang hingga saat ini kapasitasnya belum ada yang mampu menandingi, bahkan oleh komputer tercanggih sekali pun yang pernah diciptakan di muka bumi ini.

Para ahli menemukan bahwa kemampuan otak manusia baru dipakai sekitar 5% saja. Manusia yang diyakini telah menggunakan kapasitas otaknya sebesar 7% adalah Albert Einstein. Anda bisa mencoba untuk memaksimalkan kerja otak Anda dengan mencoba menjawab pertanyaan tadi.

Kita seringkali mudah melupakan isi buku yang pernah dibaca, namun bukan berarti itu sia-sia. Yang terpenting bukanlah rinciannya melainkan inti sari atau pesan moral yang akan mempengaruhi pola pikir pembacanya. Anda mungkin sudah lupa siapa nama bapak guru gank Laskar Pelangi dalam novel "Laskar Pelangi" yang luar biasa itu, tapi Anda tentu terinspirasi oleh novel atau film itu.

Jawaban kreatif yang dianggap benar oleh perusahaan tersebut rupanya adalah: Anda turun dari mobil lalu menemui orang yang pernah menyelamatkan hidup Anda, minta tolong untuk menyelamatkan nenek tua yang kedinginan itu. Sementara itu Anda menikmati saat-saat romantis berdua bersama dengan sang pujaan hati.

Kalau Anda tadi memilih menolong nenek tua yang sekarat, tidak usah kecewa, meskipun Anda tidak diterima bekerja, setidaknya Anda sudah menolong hidup seseorang.

With Love & Respect
Sigit Risat, Inspirator Hubungan Harmonis

Kiat Menjaga Otak Tetap Tajam

Siapapun mendambakan memiliki otak yang tetap tajam saat berusia lanjut. Rasa-rasanya tidak terbayangkan jika dimasa tuanya nanti kita harus menjalani hidup dengan kemampuan kognitif yang jauh berkurang, lupa atau sering pikun, padahal di masa mudanya sangat aktif dan bisa melakukan banyak hal. Rasanya semua orang, tentunya termasuk Anda, ingin tetap mempertahankan kemampuan otaknya sama seperti saat diusia belia, meskipun usia mulai beranjak tua. Banyak penelitian yang menunjukkan bahwa Anda bisa mempertahankan ‘kinerja’ otak lebih lama. Beberapa diantaranya dengan melakukan beberapa hal seperti dibawah ini.


1.Olah raga otak. Sama halnya dengan olah raga fisik yang bisa membuat tubuh sehat dan kuat, aktifitas otak juga membuat otak jadi tajam, ‘cekatan’ dan terus berkembang. Banyak cara untuk melakukan olah raga otak, salah satunya adalah dengan terus belajar hal –hal baru sehingga sel otak akan terus aktif, terhubung dengan sel otak lainnya, dan bisa membantu otak untuk menyimpan dan mengingat informasi lebih mudah dan cepat. Beberapa cara lain yang bisa Anda lakukan untuk terus ‘menantang’ otak Anda agar terus aktif adalah dengan bermain catur, mengisi teka-teki silang, main puzzle, membaca, belajar memainkan alat musik atau bahasa asing, menekuni hobi baru, tetap bekerja.
2.Berolah-raga. Riset menunjukkan bahwa aktifitas fisik atau olahraga meningkatkan aliran darah ke seluruh bagian tubuh, termasuk otak dan bisa mendorong pertumbuhan sel otak. Berapapun usia Anda, tidak ada kata terlambat untuk mulai berolah raga. Mulailah dengan aktifitas yang ringan terlebih dahulu lalu tingkatkan porsinya seiring dengan waktu. Idealnya olahraga dilakukan paling tidak 30 menit secara terus-menerus 3-5 kali dalam seminggu. Bila dilakukan secara teratur, olahraga bisa membantu Anda untuk berpikir lebih jernih dan menurunkan banyak resiko terkena penyakit. Jalan dan lari atau jogging adalah olah raga yang bisa dilakukan dengan mudah.
3.Pola makan seimbang dan sehat. Dalam pola makan sehari-hari, perbanyaklah makan makanan yang mengandung banyak antioksidan seperti buah-buahan dan sayuran berwarna gelap. Antioksidan membantu melindungi dan menutrisi sel-sel otak, dan mencegah kolesterol merusak arteri yang menyuplai darah ke otak. Beberapa buah dan sayur yang dianjurkan adalah jeruk, jenis beri-berian, brokoli, bayam, wortel, tomat, ubi ungu/manis dan masih banyak lagi. Sebuah penelitian menarik menyebutkan bahwa buah-buahan dan sayuran berwarna ungu seperti terong, blueberry, ubi ungu, anggur, cranberry, bisa meningkatkan daya ingat. Anthocyanin atau pigmen biru tua/ungu yang ada di buah dan sayuran tersebut mengandung zat / antioksidan yang membantu mencegah penyumbatan darah ke otak.
4.Hindari alkohol. Berbagai penelitian menyebutkan bahwa orang yang sering minum minuman beralkohol selama bertahun-tahun bisa mengalami kerusakan otak permanen. Mereka juga memiliki kecenderungan lebih untuk mengalami proses kehilangan memori dan dementia (kelainan kognitif yang serius)
5.Kelola stress. Ketika Anda mengalami stress secara berkelanjutan, otak melepaskan hormone yang bisa mengganggu fungsi otak. Pada akhirnya, perasaan depresi, khawatir berlebihan, gelisah bisa mengganggu fungsi otak yang berfungsi untuk memproses memori. Biasakan untuk mengelola berbagai persoalan agar tidak berlarut-larut. Take a break walaupun hanya beberapa menit untuk rileks sebelum mencari solusi untuk masalah Anda.
6.Berhenti merokok. Tahukah Anda bahwa perokok memiliki kemungkinan resiko terkena penyakit Alzheimer dua kali lipat dibandingkan non-perokok? Jika Anda telanjur menjadi perokok, tidak ada kata terlambat, berhenti merokok sekarang, Anda masih bisa mengurangi resiko terkena penyakit ini.
7.Jadikan medical check up sebagai kebiasaan dan ketahui sejarah penyakit dalam keluarga Anda. Saat Anda melakukan check up kesehatan secara teratur, informasikanlah bila Anda memiliki sejarah Alzheimer dalam keluarga Anda. Dokter bisa membantu memberikan strategi lebih detail untuk mempersiapkan Anda menghadapi penyakit ini. Cek kesehatan juga membantu Anda memantau tekanan darah, kadar kolesterol dan gula darah.

JobsDB Resources