Etika Menggunakan Instant Messaging (IM) di Kantor

Instant Messaging atau yang sering disingkat jadi IM sudah jadi salah satu alat komunikasi yang lazim dipakai untuk kepentingan pribadi maupun kebutuhan korporasi. Siapa yang sekarang tidak punya Yahoo id atau MSN? Kedua IM ini adalah jenis yang cukup populer digunakan baik untuk sekedar chatting dengan teman atau komunikasi soal pekerjaan.

Karena alasan kepraktisan dan kemudahannya, tak jarang manajemen perusahaan justru mengarahkan karyawannya untuk menggunakan YM, MSN ataupun aplikasi / software messaging lainnya sebagai alat komunikasi di kantor dibandingkan dengan menggunakan telepon. Dengan kata lain, komunikasi antar karyawan bisa dikelola dengan relatif lebih mudah dengan bantuan IM.

Jika sebelumnya ada anggapan umum yang melihat bahwa IM adalah salah satu bentuk interupsi dalam pekerjaan yang akan mengalihkan konsentrasi karyawan, sebuah penelitian yang dilakukan Professors R. Kelly Garrett (School of Communication Ohio State University ) dan James N. Danziger (School of Social Sciences University of California, Irvine) justru menyebutkan bahwa komunikasi justru akan semakin efisien dengan bantuan IM. Setiap percakapan seputar pekerjaan dilakukan lebih singkat sehingga karyawan terhindar dari obrolan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.

Jika Anda adalah salah satu pengguna aktif IM di tempat kerja, ada beberapa rambu-rambu yang harus dipatuhi agar media komunikasi baru ini tetap menjaga courtesy atau etika sopan santun.

1. Gunakan IM yang diijinkan oleh kantor atau manajemen.

Seringkali perusahaan memiliki peraturan bagi karyawannya dalam pemilihan IM yang bisa digunakan, entah web based maupun portable IM. Pakai perangkat yang disetujui oleh manajemen kantor Anda.

2. Jangan nyelonong aja.

Jika Anda ingin menanyakan sesuatu hal lewat IM kepada rekan kerja Anda, seperti soal laporan keuangan atau lainnya, sebelum masuk ke masalah, selalu tanyakan apakah yang bersangkutan punya waktu atau bisa diajak ngobrol.

3. Jaga agar isi IM Anda singkat dan disampaikan dengan jelas.

Media ini dinamakan ‘instant messaging’ agar penggunanya bisa menyampaikan tujuannya dengan instant, brief dan jelas. Hindari basa-basi yang terlalu lama, langsung ke pokok persoalan agar tujuan dari komunikasi Anda bisa tercapai dengan cepat.

4. Gunakan bahasa yang benar.

Walaupun Anda sudah terbiasa dengan bahasa ‘gaul’ yang umumnya diketahui orang, untuk urusan kantor, keep it professional. Gunakan Bahasa Indonesia dan tanda baca yang benar dan hindari singkatan atau istilah yang membingungkan. Ini untuk menghindari timbulnya kesalahpahaman. Pembicaraan akan berlangsung terlalu lama namun tidak menyentuh masalah yang sesungguhnya.

5. Jika percakapan IM Anda terlalu panjang, bertemulah langsung face to face.

Hal ini untuk menjaga efisiensi komunikasi dan menjaga agar tidak ada kesalahpahaman. Gunakan IM untuk menanyakan sesuatu dengan cepat seperti update pekerjaan, kemungkinan untuk rapat atau hal-hal yang bisa direspon dengan relatif cepat.

6. Perhatikan status IM Anda.

Put in your mind bahwa rekan kerja bahkan boss bisa membaca status yang Anda buat. Pasang status ‘aman’ seperti "busy" atau "away" jika Anda sedang tidak ingin diganggu.

Artikel lainnya

Meja Kerja adalah Cermin Kepribadian Anda

Jika ingin mengetahui lebih jauh mengenai kepribadian asli rekan kerja Anda, tidak usah repot-repot mewawancara, menyuruhnya mengisi kuis, bahkan melakukan 'penerawangan' layaknya cenayang. Cukup lirik saja meja kerjanya, disanalah gambaran tentang orang seperti apakah dia terpampang jelas. Penelitian yang dilakukan oleh sebuah agen rekrutmen terkemuka menyebutkan bahwa meja kerja Anda dapat menyingkap watak asli, kebiasaan, dan ambisi, sang empunya. Bagaimana bisa? Yaitu dengan melihat benda-benda yang terdapat di atasnya. Orang yang meja kerjanya rapi dan bersih tanpa adanya pernak-pernik apapun sedikit banyak memiliki keperibadian yang berbeda dengan orang yang hobi memajang koleksi action figure di setiap sudut meja kerjanya. Berdasarkan cara tersebut, didapat enam kepribadian yang rinciannya adalah sebagai berikut:

Meja Super Rapi. Tidak ada yang namanya kertas berserakan, post-it yang tertempel disana-sini, atau boneka lucu yang mejeng di atas komputer, nothing. Yang terlihat hanya notes, alat tulis dan peralatan kerja seperlunya. Kondisi meja seperti ini menampakkan quite power yang dapat mengintimidasi, kehati-hatian/waspada (mungkin untuk menyamarkan pengalaman kurang mengenakkan dimasa lalu) karena kurang mendapatkan penghargaan. Pemilik meja ini orang yang moody, ingin merasa dibutuhkan, charming, dan bisa diandalkan. Sekalipun kerjanya bagus, ia cenderung tidak sabaran dan tidak mentoleransi kesalahan sehingga pantas kalau ia bukanlah team player dan lebih suka bekerja sendirian.

Meja Teratur tapi Berantakan. Maksudnya sang pemilik berusaha untuk terlihat rapi tapi terkadang tidak berhasil. Ia akan panik jika pekerjaannya tidak berada dalam jangkauan, sehingga menciptakan filing system berupa tumpukan kertas yang lama-lama menggunung. Kertas reminder ditempel rapi, tapi saat keadaan chaos, yang diperlukan akhirnya tidak ditemukan. Orang seperti ini sering melepaskan stres dan kekhawatirannya dengan minum kopi atau merokok sebab ia selalu bekerja keras. Mereka suka mengobrol, mudah beradaptasi, fleksibel, serta jago menghasilkan ide-ide brilian.

Meja Berantakan Kreatif. Biasanya diisi dengan pernak-pernik yang menunjukkan minat si pemilik serta sikapnya yang selalu alert dan kreatif. Orang ini merupakan sumber dari ide-ide hebat dan merupakan seorang pemikir lateral. Sangat fokus dengan pekerjaan sampai-sampai tidak punya waktu untuk bersosialisasi atau istirahat.

Meja Unjuk Personalitas. Sarat akan sentuhan personal, seperti poster seleb favorit, foto-foto liburan, boneka lucu, tanaman, sampai aksesoris. Pemilik meja ini sangat lively, dinamis dan selalu ingin penyegaran. Mereka haus akan hiburan setiap saat. Orangnya mudah bergaul, suka bicara, namun ternyata mudah down sehingga selalu memerlukan pujian dan dukungan.

Meja Tropi. Penuh dengan bukti dan jejak-jejak kesuksesan sang pemilik. Tidak harus selalu berupa piagam penghargaan atau medali, karena terkadang foto liburan ke Eropa atau souvenir pajangan mahal cukup memberi bukti bahwa ia telah meraih kesuksesan. Meja seperti ini biasanya ditempati oleh team leader yang selalu berpikir besar, ambisius, dan terkadang bossy.

Meja Pertunjukkan. Meja ini menggambarkan image yang keliru tetang pemiliknya. Tidak adanya sentuhan personal sama sekali memberikan jarak dan kesan pengendalian. Biasanya orang seperti ini memiliki dua sisi kepribadian. Ia hanya bergaul dengan orang-orang dalam komunitasnya, sebab saat kembali bekerja di balik meja, ia akan berubah menjadi sangat profesional.

Nah, setelah membaca uraian di atas, yang manakah yang paling mendekati kepribadian Anda? Sekalipun Anda ingin terlihat dan berlaku profesional di tempat kerja, kepribadian Anda akan selalu tercermin dalam setiap hal yang Anda lakukan. Meja kerja Anda adalah salah satu yang menjadi jendela bagi orang lain untuk menggintip siapakah diri Anda yang sebenarnya.

Artikel lainnya

Dicari: Orang yang Kreatif

Sebuah perusahaan di Amerika menyeleksi calon karyawannya dengan cara yang unik, yaitu dengan mengajukan sebuah pertanyaan yang membutuhkan kreativitas dalam menjawabnya. Bila jawabannya dianggap benar, ia akan langsung diterima di perusahaan tersebut.

Situasinya adalah seperti ini: Anda sedang mengendarai mobil yang hanya cukup untuk dua orang penumpang saja di tengah badai yang hebat. Mobil Anda lalu melewati halte tua dan di sana Anda melihat tiga orang tengah menunggu pertolongan. Orang pertama adalah seorang nenek yang nampak sudah sekarat karena kedinginan, orang kedua adalah seorang pria yang pernah menyelamatkan hidup Anda, dan yang ketiga adalah pujaan hati yang sudah lama Anda incar.

Pertanyaannya adalah karena mobil Anda hanya muat untuk satu orang saja karena yang satu sudah Anda duduki, manakah dari ketiga orang itu yang akan Anda tolong?

Sebelum Anda tahu jawaban mana yang paling benar, Anda tentunya sudah meraba bahwa kreatifitas dalam berpikir sangat dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan tadi.

Saat ini orang-orang kreatif sangat dibutuhkan di banyak perusahaan, tidak hanya sebatas di bidang periklanan atau industri film. Karena orang-orang yang pandai berkreasi dalam setiap situasi, adalah orang yang luwes dan termasuk dalam katagori orang yang memiliki Kecerdasan Emosi. Bukankah mereka yang berhasil dalam karir dan bisnis kebanyakan adalah yang memilki kecerdasan emosi ?

Kreativitas tidak berhubungan langsung dengan bakat. Kreativitas ditentukan oleh seberapa banyak pengetahuan yang tersimpan di "perpustakaan" memori Anda. Semakin sering dan banyak Anda membaca buku, semakin banyak pulalah inspirasi kreativitas tersimpan di hard disc otak Anda yang hingga saat ini kapasitasnya belum ada yang mampu menandingi, bahkan oleh komputer tercanggih sekali pun yang pernah diciptakan di muka bumi ini.

Para ahli menemukan bahwa kemampuan otak manusia baru dipakai sekitar 5% saja. Manusia yang diyakini telah menggunakan kapasitas otaknya sebesar 7% adalah Albert Einstein. Anda bisa mencoba untuk memaksimalkan kerja otak Anda dengan mencoba menjawab pertanyaan tadi.

Kita seringkali mudah melupakan isi buku yang pernah dibaca, namun bukan berarti itu sia-sia. Yang terpenting bukanlah rinciannya melainkan inti sari atau pesan moral yang akan mempengaruhi pola pikir pembacanya. Anda mungkin sudah lupa siapa nama bapak guru gank Laskar Pelangi dalam novel "Laskar Pelangi" yang luar biasa itu, tapi Anda tentu terinspirasi oleh novel atau film itu.

Jawaban kreatif yang dianggap benar oleh perusahaan tersebut rupanya adalah: Anda turun dari mobil lalu menemui orang yang pernah menyelamatkan hidup Anda, minta tolong untuk menyelamatkan nenek tua yang kedinginan itu. Sementara itu Anda menikmati saat-saat romantis berdua bersama dengan sang pujaan hati.

Kalau Anda tadi memilih menolong nenek tua yang sekarat, tidak usah kecewa, meskipun Anda tidak diterima bekerja, setidaknya Anda sudah menolong hidup seseorang.

With Love & Respect
Sigit Risat, Inspirator Hubungan Harmonis

Ciptakan Kesan Pertama yang Menggoda

Yang ingin disampaikan untuk Anda berikut ini adalah sebuah teknik favorit dalam menciptakan kesan pertama yang baik. Sebuah teknik sederhana, namun inilah kunci kesuksesan saya menjadi inspirator hubungan harmonis. Tentu saja teknik ini juga ampuh jika diaplikasikan saat interview kerja.

Pada saat pertama kali saya belajar menjadi seorang penyiar radio profesional, satu pelajaran penting yang diinstruksikan oleh instruktur siaran saat itu adalah TERSENYUMLAH saat bicara.

Menurutnya senyum bisa terdengar. Pendengar akan dengan mudah bisa membedakan mana penyiar yang ramah dan mana penyiar yang tidak ramah atau judes. Seperti kita ketahui, bahwa umumnya orang akan lebih suka pada orang yang ramah dibanding dengan penyiar yang judes. Jika dalam siaran radio saja pendengar bisa membedakan penyiar mana yang ramah atau tidak, apalagi kalau berhadapan langsung bukan?

Pendapat itu semakin dikuatkan lagi setelah saya mendalami Neuro Associative Conditioning System, sebuah teknik penggalian, pengembangan, dan penataan potensi diri. Senyum yang nampaknya sebuah pekerjaan mudah ini ternyata berdampak besar dalam "menaklukan" hati seseorang.

Senyum mampu menciptakan empat hal yang luar biasa:

1. Menimbulkan rasa percaya diri
2. Kebahagiaan
3. Gairah dan semangat
4. Penerimaan yang tulus

Orang yang tersenyum dianggap sebagai orang yang percaya diri karena ketika kita sedang grogi atau tidak yakin dengan diri kita atau sekitar kita, kita cenderung untuk tidak tersenyum. Tersenyum akan menimbulkan kebahagiaan sehingga akan mempertemukan kita kepada orang-orang yang bahagia: Karena kita melihat mereka dengan cara yang positif.

Semangat sangat penting untuk menciptakan kesan yang baik karena semangat itu akan menular kepada orang lain. Dengan tersenyum Anda menunjukan bahwa Anda menyenangi lingkungan Anda berada dan senang bertemu dengan orang yang Anda temui sehingga pada gilirannya dia akan semakin tertarik untuk bertemu Anda.

Pada akhirnya, tersenyum menunjukkan penerimaan yang tulus dan menyebabkan orang lain tahu bahwa Anda mau menerima dia dengan tulus. Pernahkah Anda merasa heran, kenapa anjing begitu dicintai? Karena binatang tersebut menyambut kita dengan penerimaan yang tulus. Apabila Anda memiliki ekor, maka kibaskanlah. Namun karena Anda tidak memiliki ekor, maka tersenyumlah.

Kalau pun Anda tak mampu tersenyum semanis Monalisa, mulai saat ini tersenyumlah pada setiap orang yang Anda jumpai. Lalu perhatikan betapa ajaibnya tindakan Anda itu. Pada awalnya membiasakan diri tersenyum itu terasa sulit seperti berenang di agar-agar jeli, namun dengan latihan terus-menerus dijamin Anda akan menjadi pribadi yang menawan dan jangan heran kalau hari-hari Anda akan disibukan oleh penggemar yang ingin foto bareng dan minta tanda tangan.

"Senyuman adalah sebuah lengkungan yang bisa meluruskan setiap pesoalan"

With Love & Respect
Sigit Risat, Inspirator Hubungan Harmonis